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Digitales Recruiting - die Alternative für die herkömmliche Suche nach geeigneten Mitarbeitern
Klassische Bewerbungen verschwinden immer mehr aus dem Alltag der Personalsachbearbeiter. Der aktuelle Trend geht dabei zum E- bzw. digitalem Recruiting und daher setzen die meisten Unternehmen inzwischen auf die Bewerbungsmethode, um die Talente zu bekommen. Generell handelt es sich beim digitalen Recruiting um die Beschaffung von Personal im digitalen Zeitalter. Hiermit ist allerdings nicht nur die Bewerbung per E-Mail gemeint. Es geht darum, den kompletten Personalbeschaffungs- und Bewerbungsprozess zu digitalisieren. Beim E-Recruiting werden nur Online-Rekrutierungskanäle benutzt, um das passende Personal zu finden.
Jener Prozess beginnt immer mit der Online-Stellenausschreibung und wird mit der Verwaltung der Daten der Bewerber in einem zentralen System gesteuert. Das Bewerbungsmanagement soll hierdurch erheblich vereinfacht werden, was den Personalsachbearbeitern sehr viel Geld und Zeit spart und ebenfalls dafür sorgt, dass am Ende die besten Bewerber das Unternehmen unterstützen.
Heute ist dieser digitale Prozess der Personalbeschaffung in aller Munde. Dies ist nicht nur aufgrund der Vorteile für die einzelnen Abteilungen der Unternehmen von Bedeutung, sondern zugleich, weil den Bewerbern der Prozess erheblich vereinfacht wird. Solche Unternehmen, welche heute nicht auf das digitale Recruiting setzen, gelten als nicht mehr zeitgemäß. Dies sind Gründe genug für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, sich mit dem E-Recruiting auseinanderzusetzen.
Die Bedeutung des digitalen Recruitings
Die Digitalisierung hat nicht nur Einfluss auf die Arbeitswelt, sondern gleichzeitig auf jene Prozesse um die Ansprache des Personals und die Gewinnung von qualifizierten Fachkräften durch den Recruiter. Dies bedeutet, dass gut ausgebildetes Personal, wie Entwickler und Ingenieure mit Kenntnissen in mehreren Programmiersprachen oder Manager im Bereich des Content-Marketings mit Zusatzqualifikationen durch den Personaler heute nur noch selten erreicht werden. Dies erfolgt ebenfalls nicht über konventionelle Ausschreibungen der Stellen in den Online-Portalen der Zeitungen.
Es gibt für Unternehmen und Bewerber immer mehr Möglichkeiten, dass diese zueinanderfinden. Jedoch wird dabei die Medien-Mischung immer unübersichtlicher. Niemand macht sich dabei noch die Mühe, die Bewerbungsunterlagen zu Hause auszudrucken und im Anschluss postalisch zu verschicken. Die analogen Bewerbermappen bedeuten einen großen Mehraufwand für die Sachbearbeiter und die komplette Personalbeschaffung. So erhalten heute lediglich 13 Prozent der besten 1.000-Unternehmen in Deutschland die Bewerbungen auf dem postalischen Weg.
Die Vorteile des digitalen Recruitings
Das digitale Recruiting hilft den Personalabteilungen, die Personalbeschaffung effizient, transparent und schnell zu gestalten. Wenn diese durch eine geeignete Softwareunterstützung elektronisch ausgeführt werden kann, ergeben sich für die Recruiter, Bewerber und die Fachvorgesetzten viele Vorteile. Dazu gehört vor allem die Arbeitserleichterung. So erspart sich die Personalabteilung durch die Recruiting-Software viele administrative Arbeiten und vor allem die manuelle Datenpflege.
Die Fehlerreduzierung ist ein weiterer Aspekt. Die meisten Fehler entstehen, wenn die Daten per Hand in ein System eingegeben werden müssen. Eine durchgängige digitale Lösung, die die Daten der Bewerber von der Eingabe in ein Formular im Netz bis zur endgültigen Übernahme als Mitarbeiter weiterreicht, vermeidet Fehler.
Sowohl der Recruiter als auch der Fachvorgesetzte im Unternehmen können mithilfe der Software stets den Stand der Bewerbungen auf eine zu besetzende Stelle einsehen. Die Bewerber erkennen auf diese Weise, wie weit die Bearbeitung der Bewerbung bereits fortgeschritten ist.
Damit die Bewerber nicht zu lange auf eine Rückmeldung vom Unternehmen warten müssen, sorgt eine Software mit einer automatischen Terminerinnerung dafür, dass die Manager die eingegangenen Bewertungen schneller ansehen können und ein Feedback geben.
Durch das digitale System können die Kandidaten sich über ein praktisches Online-Formular bewerben, Fachvorgesetzte und Personaler erkennen in den strukturiert aufgebauten Daten der Bewerber auf den ersten Blick, welche Personen die jeweiligen Qualifikationen besitzen.
Eine verständige Veröffentlichung der Anzeige auf den Portalen und auf den Social-Media-Kanälen, welche für die Zielgruppe wichtig sind, sorgt für eine Steigerung des Bewerbungseingangs.
Durch diese Art der intelligenten Unterstützung bei der Veröffentlichung der Anzeige und der Auswahl sorgt eine solche Software für bessere Kandidaten.
Digitales Recruiting über Social-Media-Kanäle
Unternehmen erreichen ihre Nachwuchskräfte immer mehr über alternative Onlinekanäle. Die ist das Social Recruiting. In den meisten Unternehmen bildet dies heute einen festen Bestandteil im Bereich des digitalen Bewerbermanagements ab. So haben sich die Online-Portale wie LinkedIn oder Xing zu digitalen Plattformen für Recruiter, Bewerber und Headhunter entwickelt. Social-Media-Plattformen wie Twitter, Instagram, Facebook und Blogs werden von Bewerbern und zugleich von Recruitern verwendet, um auf sich selbst aufmerksam zu machen. Die Ausschreibungen werden auf diese Weise zielgruppengerechter aufgestellt und mit ästhetisierten HR-Videos verbunden, um das Interesse der Bewerber zu erhöhen. Auf Karriereportalen der Unternehmen klicken sich die Bewerber durch die Bewerbungsassistenten. Dies erfolgt ebenfalls über die mobilen Endgeräte.
Viele Unternehmen verwenden eigene Social-Media-Profile vor allem für Marketing-Maßnahmen wie zum Beispiel News aus dem Unternehmen. Manche Unternehmen sind zugleich mit besonderen Karriere-Profilen in den Medien vertreten. Hier wird nur das Personalmarketing betrieben. Daher werden beispielsweise offene Stellen und Karrierethemen im Unternehmen veröffentlicht. Über diese Social-Media-Profile des Unternehmens kann aber das Employer Branding aktiv betrieben werden. Auf den Bewertungsportalen, wie beispielsweise kununu, können sich die Bewerber schon vor der Bewerbung bereits über das Unternehmen informieren. Jene Plattformen werden in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die am besten bewerteten Arbeitgeber verschaffen sich auf der Plattform einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.
Ehe die Unternehmensprofile in den sozialen Medien angelegt werden, sollten diese sich vorher überlegen, welche Netzwerke für das eigene Unternehmen sinnvoll sind. Zugleich sollten diese Ressourcen einplanen, welche jene Profile pflegen. Sonst kann das geplante Social-Media-Recruiting in das Gegenteil umschlage, denn vor allem ungepflegte Social-Media-Profile wirken auf die möglichen Bewerber besonders unattraktiv. Wegen der Art und der Reichweite des Netzwerks sind vor allem Xing und LinkedIn empfehlenswert. Auch Facebook, Instagram oder Twitter können optimale Plattformen für das Social-Media-Recruiting sein.
Zusätzlich zu den eigentlichen Stellenausschreibungen in auf der Unternehmenswebsite, in Zeitungen oder Jobbörsen, können die Social-Media-Profile ein gutes Vorbild für Unternehmen auf der Suche nach den Mitarbeitern sein. Auf diese Weise können sie auf Facebook oder Instagram mit den Werbeanzeigen eine aussagekräftige Stellenanzeige erstellen und diese an die Zielgruppe senden. Zusätzlich bieten LinkedIn und XING viele Möglichkeiten, Anzeigen aufzugeben. Außerdem können Links zum Stellenangebot auf der Webseite des Unternehmens als einfacher Post mit passenden Videos oder Bildern aufbereitet werden, wodurch mögliche Bewerber zugleich das Unternehmen besser kennenlernen. So wird die Mitarbeitersuche für Unternehmen einfacher und selbst Führungskräfte werden so optimal gefunden.
Unter Social-Media-Recruiting fallen unterschiedliche Ansätze und Methoden, bei welchen die Prozesse der Personalbeschaffung durch die passive oder die aktive Nutzung digitaler sozialer Netzwerke sehr gut unterstützt werden. Daher umfasst das Social-Media-Recruiting unterschiedliche Aktivitäten, die welchen der Recruitingprozess effizient gestaltet oder verbessert werden kann.
Die Bedeutung des Workflows
Die elektronischen Workflows helfen dabei, den Aufwand bei der Verwaltung für den Personaler erheblich zu vermindern, Serienbrieffunktionen und Vorlagen helfen somit bei der Korrespondenz mit den Bewerbern. Schnittstellen zu Kalender- und E-Maildiensten unterstützen bei der terminlichen Planung im Hinblick auf die folgenden Vorstellungsgespräche oder Assessment-Center. Wichtig ist außerdem, die rechtskonformen Fristen zur Aufbewahrung für die Lebensläufe und die Zeugnisse abgelehnter Bewerber zu beachten. Dokumente und die damit verbundenen Personalakten werden nach den Vorgaben datenschutzrechtlichen Richtlinien kurzerhand gelöscht.
Aus der Projekterfahrung der Unternehmen ist bekannt, dass die digitalen Personalakten auf der Grundlage der Softwaremöglichkeiten über das Bewerbermanagement hinaus mit Erfolg im Einsatz sind. Dies gilt ebenfalls für Reisekosten- oder Gehaltsabrechnungen oder für die revisionssichere Sicherung des Schriftverkehrs. Verbindungen zu Office-Anwendungen und ERP- oder HR-Systemen gehören hier ebenso zum Standard. Auf diese Weise können digitale Personalakten mit Urlaubs- oder Einstellungsworkflows verbunden werden. In manchen Anwendungsfällen werden die digitalen Personalakten für die workflowunterstützte Einrichtung von neuen Stellen genutzt. So hört die viel behauptete digitale Transformation in den Unternehmen nicht erst mit der Vertragsunterzeichnung des Kandidaten auf – diese begleitet einen neuen Mitarbeiter im besten Fall selbst während seiner kompletten Tätigkeit.